تسجيل منشأة في هيئة الزكاة هو أول ما يجب إكماله بعد صدور السجل التجاري: تحصل المنشأة على رقم مميز لدى الهيئة تلقائيًا، ثم يدخل صاحبها إلى بوابة الهيئة ويكمل نموذج التسجيل في الزكاة أو ضريبة الدخل. بعدها يأتي التسجيل في ضريبة القيمة المضافة عند بلوغ الحد، ثم التأمينات الاجتماعية ومنصة قوى ومنصة مدد مع أول موظف.
يفتح إصدار السجل عبر المركز السعودي للأعمال ملفات تلقائية للمنشأة لدى وزارة الموارد البشرية وهيئة الزكاة والتأمينات والعنوان الوطني والغرفة التجارية. لكن هذه الملفات تحتاج إلى إكمال وتفعيل، وكل جهة لها مواعيد إن فاتت ترتبت عليها غرامات أو تعليق خدمات.
هذه قائمة مرتبة بالتسجيلات المطلوبة في الأسابيع الأولى، مع ما تحتاجه كل جهة ومتى، وما يجب أن يكون جاهزًا في نظامك المحاسبي ونظام الرواتب حتى لا تتعارض البيانات بين المنصات.
لماذا يهم ترتيب التسجيلات بعد السجل التجاري؟
لأن كل تسجيل يعتمد على الذي قبله. منصة مدد تقرأ بيانات الموظفين المسجلين في التأمينات، والتأمينات ترتبط بالعقود في قوى، والفاتورة الإلكترونية تحتاج إلى رقم ضريبي صادر عن الهيئة.
| الترتيب | الجهة أو المنصة | ما تفعله | متى |
|---|---|---|---|
| 1 | هيئة الزكاة والضريبة والجمارك | إكمال التسجيل في الزكاة أو ضريبة الدخل | بعد صدور السجل مباشرة |
| 2 | هيئة الزكاة (ضريبة القيمة المضافة) | التسجيل الإلزامي أو الاختياري | خلال 30 يومًا من نهاية الشهر الذي تجاوزت فيه الإيرادات الحد الإلزامي |
| 3 | منصة قوى | تفعيل ملف المنشأة وتوثيق عقود العمل | قبل أو مع أول تعيين |
| 4 | التأمينات الاجتماعية | تسجيل الموظفين وسداد الاشتراكات | مع التعيين، والسداد خلال 15 يومًا من الشهر التالي |
| 5 | منصة مدد | رفع ملف الأجور ضمن حماية الأجور | شهريًا بعد صرف الرواتب |
| 6 | الفوترة الإلكترونية | إصدار فواتير إلكترونية ثم الربط مع منصة فاتورة | من أول فاتورة بعد التسجيل الضريبي، والربط حسب الموجة |
هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: التسجيلات المطلوبة للمنشأة الجديدة
تتعامل المنشأة الجديدة مع الهيئة في ثلاثة ملفات: الزكاة أو ضريبة الدخل، وضريبة القيمة المضافة، والفوترة الإلكترونية. الأول يبدأ مع السجل، والثاني يعتمد على حجم الإيرادات، والثالث يتبع التسجيل الضريبي.
التسجيل في الزكاة
توضح رحلة المكلف في موقع هيئة الزكاة أن المنشأة تحصل على رقم مميز بعد تسجيلها في وزارة التجارة، ثم يدخل المكلف إلى البوابة الإلكترونية ويكمل نموذج التسجيل في الزكاة أو ضريبة الدخل. يلزم لذلك الهوية الوطنية، والبريد الإلكتروني، والسجل التجاري، وعقد التأسيس للشركات.
تُخضع الهيئة للزكاة كل نشاط يُقصد به الربح من رأس المال أو العمل. ويُقدَّم الإقرار الزكوي ويُسدد المستحق خلال مدة لا تتجاوز 120 يومًا من نهاية السنة الزكوية، لذلك يجب أن تكون دفاتر السنة الأولى منظمة من بدايتها لا في شهرها الأخير.
حد التسجيل في ضريبة القيمة المضافة
التسجيل في ضريبة القيمة المضافة إلزامي إذا تجاوزت الإيرادات السنوية الخاضعة للضريبة 375,000 ريال، واختياري إذا كانت بين 187,500 و375,000 ريال. وتنص اللائحة التنفيذية لنظام الضريبة على تقديم طلب التسجيل خلال 30 يومًا من نهاية الشهر الذي تجاوزت فيه الإيرادات الحد الإلزامي.
مثال: منشأة بدأت في يناير، وبلغت إيراداتها الخاضعة للضريبة بنهاية مايو 380,000 ريال. تجاوزت الحد الإلزامي خلال مايو، فيجب أن تقدم طلب التسجيل خلال 30 يومًا من نهاية مايو. ولهذا يحتاج صاحب المنشأة إلى تقرير إيرادات شهري تراكمي من نظامه المحاسبي، لا إلى حساب يدوي في نهاية السنة.
اقرأ أيضًا: ضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية: آلية العمل والتطور التاريخي.
شهادة التسجيل في ضريبة القيمة المضافة
خدمة التسجيل في ضريبة القيمة المضافة مجانية وتُقدَّم إلكترونيًا من بوابة الهيئة، ويصل الإشعار برسالة نصية وبريد إلكتروني. وعند قبول التسجيل تصدر الهيئة شهادة تسجيل تبين تاريخ سريان التسجيل والرقم الضريبي.
من تاريخ السريان تبدأ المنشأة بتحصيل الضريبة على فواتيرها بنسبة 15%، ويجب أن يظهر الرقم الضريبي على الفاتورة. لذلك أدخل الرقم وتاريخ السريان في نظامك المحاسبي فور صدور الشهادة حتى لا تصدر فواتير قبل التسجيل أو بعده بإعدادات خاطئة.
التأمينات الاجتماعية: تسجيل المنشأة والموظفين
تُسجَّل المنشأة في المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية تلقائيًا مع السجل، ويُسجَّل كل موظف عند تعيينه. ويتحمل صاحب العمل اشتراك فرع الأخطار المهنية بنسبة 2% من الأجر الخاضع للاشتراك لكل موظف، سعوديًا كان أو غير سعودي.
وللموظف السعودي اشتراكات إضافية تتوزع بين صاحب العمل والموظف حسب النظام المطبق عليه. ووفق نظام التأمينات الاجتماعية تُسدَّد الاشتراكات خلال الخمسة عشر يومًا الأولى من الشهر التالي، ويترتب على التأخير غرامة 2% من المبلغ غير المسدد عن كل شهر أو جزء منه. وقد تطلب جهات حكومية وشركات شهادة من التأمينات تثبت التزام المنشأة قبل إتمام بعض المعاملات.
منصة قوى: الملف العمالي وتوثيق العقود
منصة قوى هي بوابة المنشأة لدى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، ويُفتح ملف المنشأة فيها مع صدور السجل. ومنها تُدار خدمات العمالة، وأهمها للمنشأة الجديدة خدمة إدارة العقود وتوثيقها.
يُدخل صاحب العمل بيانات المنشأة والموظف وتفاصيل العقد مثل المسمى الوظيفي والمدة وساعات العمل والالتزامات المالية، ثم يرسله إلى الموظف عبر حسابه في قوى أفراد. وعند موافقة الطرفين يصبح العقد موثقًا ومعتمدًا لدى الوزارة. الأجر المكتوب في العقد الموثق هو الأساس الذي ستُقارن به لاحقًا بيانات التأمينات وملفات مدد.
إذا كنت تستعد لأول تعيين وتريد أن تكون العقود والرواتب والحضور مترابطة من البداية، تحدث مع فريق ديسم لنعرض عليك كيف يعمل نظام الموارد البشرية مع المحاسبة.
منصة مدد: الرواتب وحماية الأجور
منصة مدد هي القناة التي ترفع عليها المنشأة ملف الأجور الشهري ضمن برنامج حماية الأجور. الخدمة مجانية، ويُعالج الملف فور رفعه وتظهر للمنشأة نسبة التزامها مباشرة.
- سجّل في منصة مدد واختر منشأتك من القائمة المرتبطة بهويتك.
- من قائمة رفع الملفات اختر رفع ملف جديد، وحدد نوع الأجر والشهر.
- ارفع ملف الأجور وأكد العملية.
- راجع معلومات الالتزام، وفسّر أي اختلاف في أجور الموظفين من خلال المنصة.
يُفحص الملف للتأكد من توافقه مع بيانات التأمينات، فإذا كان الأجر المصروف يختلف عن المسجل ظهر ذلك في نسبة الالتزام. يحسب نظام الموارد البشرية والحضور من ديسم الرواتب من الحضور والانصراف والبدلات والاستقطاعات، فتخرج أرقام ملف الأجور من المصدر نفسه الذي تُبنى عليه قيود الرواتب.
الفوترة الإلكترونية للمنشأة الجديدة: متى تبدأ؟
تبدأ الفوترة الإلكترونية مع أول فاتورة بعد التسجيل في ضريبة القيمة المضافة. فالمرحلة الأولى، النافذة منذ 4 ديسمبر 2021، تُلزم جميع المكلفين الخاضعين للضريبة المقيمين في المملكة بإصدار فواتير إلكترونية، وتمنع الفواتير المكتوبة بخط اليد.
أما المرحلة الثانية، أي الربط مع منصة فاتورة، فتُطبق على موجات تعلنها الهيئة. وفي الموجة الخامسة والعشرين استهدفت الهيئة من تجاوزت إيراداتهم الخاضعة للضريبة 187,500 ريال في أي سنة من 2022 إلى 2025، على أن يكتمل الربط بحلول 1 فبراير 2027. لذلك من الأفضل أن تبدأ المنشأة الجديدة بنظام مربوط أو جاهز للربط من أول يوم.
تقدم ديسم فوترة إلكترونية معتمدة من هيئة الزكاة للمرحلة الثانية ضمن نظامها المحاسبي السحابي، ولمتاجر سلة تطبيقًا ينقل الطلبات إلى المحاسبة ثم إلى منصة فاتورة. وقبل اختيار الحل اطلع على دليلنا عن دعم الفوترة الإلكترونية للمنشآت.
الخلاصة: منشأة مسجلة بالكامل في الزكاة والتأمينات وقوى ومدد خلال أسابيعها الأولى
السجل التجاري يفتح الملفات، لكن إكمالها مسؤوليتك. أكمل تسجيلك في بوابة هيئة الزكاة فور صدور السجل، وراقب إيراداتك شهريًا حتى تسجل في ضريبة القيمة المضافة في موعدها، ووثّق العقود في قوى قبل أول راتب، ثم سجّل الموظفين في التأمينات وارفع ملف الأجور في مدد كل شهر.
إذا لم تبدأ إجراءات السجل بعد، راجع خطوات تأسيس شركة في السعودية من السجل التجاري إلى أول فاتورة إلكترونية، ولتقدير ما ستدفعه في السنة الأولى راجع تكاليف تأسيس شركة في السعودية.
عندما تكون جاهزًا لإصدار أول فاتورة وأول راتب من نظام واحد مترابط، تواصل مع فريق ديسم لإعداد المحاسبة والفوترة الإلكترونية والرواتب لمنشأتك الجديدة.
الأسئلة الشائعة عن تسجيل المنشآت الجديدة في الزكاة والتأمينات
التسجيل إلزامي إذا تجاوزت الإيرادات السنوية الخاضعة للضريبة 375,000 ريال، واختياري إذا كانت بين 187,500 و375,000 ريال. ويُقدَّم طلب التسجيل الإلزامي خلال 30 يومًا من نهاية الشهر الذي حدث فيه التجاوز.
بعد صدور السجل التجاري تحصل المنشأة على رقم مميز لدى الهيئة، ثم تدخل إلى البوابة الإلكترونية للهيئة وتختار التسجيل وتكمل نموذج الزكاة أو ضريبة الدخل. تحتاج إلى الهوية الوطنية والبريد الإلكتروني والسجل التجاري، وعقد التأسيس إذا كانت المنشأة شركة. وبعد اكتمال النموذج يصلك إشعار بإتمام التسجيل.
تلتزم المنشأة بإصدار الفواتير إلكترونيًا من أول فاتورة بعد تسجيلها في ضريبة القيمة المضافة، وفق المرحلة الأولى النافذة منذ 4 ديسمبر 2021. أما الربط مع منصة فاتورة فيكون حسب الموجة التي تشملها الهيئة. وقد شملت الموجة الخامسة والعشرون من تجاوزت إيراداتهم 187,500 ريال، بموعد ربط أقصاه 1 فبراير 2027.
لا، تعرض هيئة الزكاة خدمة التسجيل في ضريبة القيمة المضافة خدمة مجانية تُقدَّم إلكترونيًا من بوابتها. يكمل المكلف نموذج التسجيل ويصله الإشعار برسالة نصية وبريد إلكتروني. وبعد القبول تصدر شهادة التسجيل متضمنة الرقم الضريبي وتاريخ سريان التسجيل.
تُسدَّد الاشتراكات خلال الخمسة عشر يومًا الأولى من الشهر التالي للشهر المستحقة عنه، ويُقدَّم كشف الأجور الشهري في المدة نفسها. ويترتب على التأخير غرامة 2% من المبلغ غير المسدد عن كل شهر أو جزء منه. ويدفع صاحب العمل الاشتراك كاملًا ثم يقتطع حصة الموظف من راتبه عند صرفه.
