آلية عمل الفوترة الإلكترونية للمرحلة الثانية

في عالم متغير ومتطور، تتطلع هيئة الزكاة والجهات التنظيمية إلى تسهيل الإجراءات وتحقيق التكامل الرقمي. فما هي آلية عمل الفوترة الإلكترونية للمرحلة الثانية؟ وكيف يمكن للمكلفين الالتزام بمتطلباتها بدقة؟
سنأخذك في جولة شاملة عبر هذه العملية، ، مع طرح أسئلة تساعد على فهم كل خطوة بالتفصيل.
أولاً: آلية عمل الفوترة الإلكترونية للمرحلة الثانية

• متى يبدأ تطبيقها؟
  تعمل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك على تطبيق الفوترة الإلكترونية للمرحلة الثانية (الربط والتكامل) ابتداءً من 1 يناير 2023م.
• ما هي الطريقة المتبعة؟
  سيتم تنفيذ هذه المرحلة بشكل مرحلي على مجموعات من المكلفين، مما يضمن توزيع الجهود والتدرج في التطبيق.
• ما هو المطلوب من المكلفين؟
  يجب على المكلفين الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية الالتزام بجميع متطلباتها دون استثناء.
• ماذا عن المرحلة الأولى؟
  في 4 ديسمبر 2021م تم تطبيق المرحلة الأولى (الإصدار والحفظ)، التي تتطلب من المكلفين إصدار وحفظ الفواتير الضريبية أو الإشعارات المدينة والدائنة باستخدام أنظمة إلكترونية متوافقة مع متطلبات الفوترة الإلكترونية.
• هل هناك دليل للمساعدة؟
  بالتأكيد، يُوضح الدليل متطلبات الفوترة الإلكترونية ويقدم نظرة عامة تسهّل استعداد المكلفين لتطبيق متطلبات المرحلتين الأولى والثانية.
• أيه الحلول التقنية المعتمدة؟
  يُعد برنامج ديسم معتمد للمرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية أحد الحلول التقنية القادرة على تلبية متطلبات الهيئة وتسهيل عملية الربط والتكامل مع منصة “فاتورة”.

ثانيًا: المصطلحات الرئيسية

لنتعرف معًا على بعض المصطلحات الأساسية التي تشكل حجر الأساس في هذه العملية:

• الفوترة الإلكترونية (E-invoicing):
  إجراء يهدف إلى تحويل عملية إصدار وحفظ الفواتير والإشعارات الورقية إلى عملية إلكترونية متكاملة.
• أنظمة الفوترة الإلكترونية (E-invoicing solutions):
  الأجهزة والأنظمة والتطبيقات الإلكترونية والشبكات ووسائل الربط وحفظ وتبادل المعلومات المرتبطة بإصدار الفواتير والإشعارات الإلكترونية – بما في ذلك أجهزة الكاشير وحلول المرحلة الثانية مثل برنامج ديسم للفوترة الإلكترونية.
• الفاتورة الإلكترونية (E-invoice):
  فاتورة تصدر وتحفظ بصيغة إلكترونية منظمة عبر نظام إلكتروني، وتحتوي على متطلبات الفاتورة الضريبية.
  ملاحظة: هناك نوعان من الفواتير الضريبية؛ الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المبسطة.
• رمز الاستجابة السريعة (QR-CODE):
  نوع من الباركود على شكل مصفوفة مربعات تُقرأ آليًا بواسطة ماسح QR أو كاميرا الأجهزة الذكية عن طريق تطبيق ضريبة القيمة المضافة (VAT).
• الفاتورة الضريبية (Tax Invoice):
  فاتورة تصدر غالبًا من منشأة إلى منشأة أخرى، متضمنة جميع عناصر الفاتورة الضريبية.
• الفاتورة الضريبية المبسطة (Simplified Tax Invoice):
  فاتورة تصدر غالبًا من منشأة إلى مستهلك، متضمنة جميع عناصر الفاتورة الضريبية المبسطة.
• الربط والتكامل (Integration):
  عملية ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية لدى المكلف مع منصة “فاتورة” لمشاركة الفواتير إلكترونيًا مع الهيئة، وتشمل ذلك برنامج ديسم للفوترة المعتمد للمرحلة الثانية.

ثالثًا: نظرة عامة على مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية

هل تساءلت يومًا عن تسلسل المراحل الزمنية لتطبيق الفوترة الإلكترونية؟ إليك التفاصيل:

• 4 ديسمبر 2020م:
  نشر لائحة الفوترة الإلكترونية.
• 28 مايو 2021م:
  نشر القرار المتعلق بالضوابط والمتطلبات والمواصفات الفنية والقواعد الإجرائية اللازمة لتنفيذ أحكام لائحة الفوترة الإلكترونية.
• المرحلة الأولى (الإصدار والحفظ) – 4 ديسمبر 2021م:
  بدء الإلزام بإصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا عبر نظام فوترة إلكتروني للمكلفين الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية.
• المرحلة الثانية (الربط والتكامل) – 1 يناير 2023م:
  بدء الإلزام بالربط والتكامل مع منصة “فاتورة” للمكلفين بشكل مرحلي على مجموعات، مع إشعار الفئات المستهدفة قبل بداية المرحلة بستة أشهر على الأقل.

هل تحتاج إلى دعم إضافي؟
يُمكن الاعتماد على برنامج ديسم المعتمد للمرحلة الثانية لتسهيل عملية الربط والتكامل.

رابعًا: ما يجب فعله للالتزام بمتطلبات الفوترة الإلكترونية

هل أنت مستعد للبدء؟ اتبع الخطوات التالية لضمان الالتزام التام:

1. المرحلة الأولى (الإصدار والحفظ):
   • استخدام نظام فوترة إلكتروني.
   • إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا.
   • التأكد من وجود الحقول الإضافية في الفاتورة الإلكترونية للمرحلة الأولى.
2. المرحلة الثانية (الربط والتكامل):
   • التأكد من أن الحل التقني قادر على الاتصال بالإنترنت.
   • ربط الحل التقني مع منصة “فاتورة”.
   • التأكد من وجود الحقول الإضافية في الفاتورة الإلكترونية للمرحلة الثانية.
   • إصدار وحفظ الفواتير بالصيغة المعتمدة (XML أو PDF/A-3 متضمنة صيغة XML).
   • الاستفادة من دعم برنامج ديسم للمرحلة الثانية في تهيئة الأنظمة والربط مع منصة “فاتورة”.

خامسًا: آلية عمل الفوترة الإلكترونية للمرحلة الأولى (الإصدار والحفظ)

كيف تتم العملية من وجهة نظر البائع والمشتري؟

• يقوم البائع بإصدار الفاتورة إلكترونيًا.
• يحفظ البائع الفاتورة إلكترونيًا.
• يسلم البائع نسخة من الفاتورة للمشتري.
• يمكن للمشتري مسح رمز الاستجابة السريعة باستخدام تطبيق “ضريبة القيمة المضافة VAT” للفواتير الضريبية المبسطة.

سادسًا: آلية عمل الفوترة الإلكترونية للمرحلة الثانية (الربط والتكامل)

ما الفرق بين الفواتير الموجهة للمستهلك والمنشآت؟

1. الفواتير الضريبية المبسطة (منشأة إلى مستهلك):
   • يُصدر البائع الفاتورة الإلكترونية للعميل متضمنةً جميع عناصر الفاتورة الضريبية المبسطة.
   • يُسلم البائع الفاتورة للمشتري.
   • يحفظ البائع الفاتورة إلكترونيًا.
   • يشارك البائع الفاتورة مع الهيئة خلال مدة لا تزيد عن 24 ساعة عبر ربط الحل التقني مع منصة “فاتورة”.
   • يمكن للمشتري مسح رمز الاستجابة السريعة عبر تطبيق “ضريبة القيمة المضافة VAT”.
2. الفواتير الضريبية (منشأة إلى منشأة أخرى):
   • يُصدر البائع الفاتورة الإلكترونية متضمنةً جميع عناصر الفاتورة الضريبية.
   • يحفظ البائع الفاتورة إلكترونيًا.
   • يشارك البائع الفاتورة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عبر الربط الإلكتروني ليتم اعتمادها.
   • تُعاد الفاتورة إلى البائع بعد الاعتماد إلكترونيًا.
   • يُشارك البائع الفاتورة الإلكترونية المعتمدة مع المشتري بصيغة مقروءة.
   • يمكن للمشتري مسح رمز الاستجابة السريعة باستخدام تطبيق “ضريبة القيمة المضافة VAT”.

سابعًا: محتويات رمز الاستجابة السريعة في الفاتورة الإلكترونية

ما هي المعلومات التي يحملها رمز الاستجابة السريعة؟

• اسم البائع
• رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة الخاص بالبائع
• الوقت والتاريخ للفاتورة أو الإشعار
• إجمالي ضريبة القيمة المضافة
• مجموع الفاتورة أو الإشعار (شاملاً ضريبة القيمة المضافة)

ثامنًا: أهم الأمور التي يجب تجنبها عند تطبيق الفوترة الإلكترونية

ما هي الأخطاء الشائعة التي يجب تفاديها؟

1. المرحلة الأولى (الإصدار والحفظ):
   • إصدار فواتير إلكترونية باستخدام نظام غير مهيأ أو غير مربوط مع الهيئة.
   • إصدار الفواتير يدويًا.
   • استخدام نظام فوترة إلكتروني غير متوافق مع متطلبات الفوترة الإلكترونية.
   • إصدار فواتير لا تتضمن متطلبات الهيئة.
   • حذف الفواتير الإلكترونية بعد إصدارها.
2. المرحلة الثانية (الربط والتكامل):
   • تكرار الأخطاء المذكورة في المرحلة الأولى.
   • عدم الالتزام بالربط والتكامل الصحيح مع منصة “فاتورة”.
   • التلاعب في الفواتير أو السجلات بأي شكل من الأشكال.

تاسعًا: كيف يمكن للمكلف الاستعداد للفوترة الإلكترونية؟

هل أنت جاهز للتغيير الرقمي؟

• زيارة صفحة الفوترة الإلكترونية عبر موقع الهيئة الإلكتروني.
• تركيب أو تحديث نظام الفوترة لدى المنشأة.
• التأكد من جاهزية الموظفين للتعامل مع النظام.
• فهم عناصر الفاتورة الإلكترونية.
• تجربة إصدار الفواتير الإلكترونية والتأكد منها قبل تاريخ الإلزام.
• الاستفادة من برنامج ديسم المعتمد للمرحلة الثانية لضمان التوافق مع متطلبات الهيئة.

عاشرًا: خطوات تهيئة حل الفوترة الإلكتروني الخاص بمنشأتك عبر منصة «فاتورة»

كيف تبدأ عملية التهيئة؟

• الدخول على بوابة المكلف (منصة “فاتورة”).
• الضغط على خيار “تهيئة حل الفوترة الإلكتروني”.
• إصدار كلمة المرور لمرة واحدة.
• إدخال كلمة المرور لمرة واحدة في الحل التقني الخاص بمنشأتك.
• الربط والتكامل مع النظام.
• بدء إصدار الفواتير بعد تهيئة الجهاز.

حادي عشر: أمثلة على المواصفات والخصائص الوظيفية المحظورة لأنظمة الفوترة الإلكترونية

ما هي السمات غير المقبولة؟

1. المرحلة الأولى (الإصدار والحفظ):
   • عدم وجود خاصية لإدارة المستخدمين (مثل الوصول بدون تسجيل دخول).
   • السماح بإنشاء أكثر من تسلسل واحد لإصدار الفواتير لكل وحدة.
   • تغيير الوقت أو التاريخ في نظام الفوترة الإلكتروني.
2. المرحلة الثانية (الربط والتكامل):
   • التلاعب في الفواتير الإلكترونية أو الإشعارات أو السجلات.
   • استخراج أو نقل المفتاح الخاص بختم التشفير (Key).

ملاحظة ختامية

في نهاية المطاف، يُعد برنامج ديسم المعتمد للمرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية أحد الحلول التقنية الموصى بها، وذلك لما يقدمه من دعم في تهيئة الأنظمة والربط مع منصة “فاتورة” التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.