أي برنامج محاسبي هو أداة تتيح لك كصاحب مشروع جمع وتحليل وتتبع كل معلوماتك المالية وإداراتها بدقة تضمن سلامة موقفك القانوني ونمو شركتك. أي ببساطة، سيقوم أي برنامج محاسبي بتخزين وتنظيم وتبسيط كل معاملة مالية تقوم بها شركتك،
سواء كانت عملية بيع أو شراء أو حركة المخزون في مستودعاتك أو فواتير لا بد أن تسددها أو تأخذ حقها، وفي هذا الدليل، سنذكر لك بالتفصيل ما سيفيدك فيه أي برنامج محاسبي، وما أفضلها لك، وكيف تختار واحدًا منها، اقرأ قبل أن تختار برنامج غير مناسب لك!
ما أنواع برامج المحاسبة؟ وما أفضلهم لمشروعك؟
برامج المحاسبة كثيرة، تتنوع حسب احتياجات كل شركة، وهذه باختصار، أبرز أنواع برامج المحاسبة:
جداول بيانات الإكسل
إذا كنت تبحث عن برنامج محاسبي مجاني، فهذا النوع قد يفي بالغرض، لكنه لا يوصى به لأن كل عملية حسابية ستقوم بها، ستكون بمعزل عن بقية العمليات، بمعنى أنك ستجد وثيقة لحساب المخزون يدويًا،
وأخرى لكشوف المرتبات وثالثة للمبيعات، لكن هل يمكن دمج هذه الملفات معًا واستخراج تقارير وافية منها تعطيك لمحة عن أدائك المالي؟ لا، إضافة إلى ذلك، فإن عملية إدخال السجلات تتم يدويًا وبالتالي نسبة الخطأ عالية في هذا النوع من البرامج.
البرامج المحاسبية الإلكترونية
إذا اخترت برنامج محاسبي سحابي يعمل على الإنترنت، فستتمكن من تخزين بياناتك المالية والتحكم فيها والوصول إليها من أي مكان، والجدير بالمعرفة أن هذه البرمجيات مطوّرة على الإنترنت ولا تتطلب تثبيتها على الكمبيوتر،
لكن يتم تهيئتها من قبل بعض شركات تقنيات المعلومات مثل ديسم، من أجل أن تؤدي الغرض المطلوب لشركتك مهما كان مجالك، وهي ليست معقدة مثل بقية الأنواع، لأنها مناسبة للمشاريع المتوسطة والصغيرة، ويتم إنشاء نسخة احتياطية من كل بياناتك المالية للاحتفاظ بها وعدم فقدان أي منها.
ومن هذه البرامج ما يتم تطبيق نظام الفوترة فيه، ومنها ما يقوم بجمع الضرائب أو تجهيز كشوف الرواتب أو غيرها من العمليات المحاسبية المختلفة لكن الكثير منها يؤدي لك كل هذه الوظائف معًا وجنبًا إلى جنب.
البرامج المحاسبية القديمة
هذا النوع من البرامج المحاسبية شائع جدًا، حيث يتم تثبيته على الكمبيوتر الخاص بك، وبالتالي يتم وضع المعلومات المحاسبية كلها في مكان واحد مع وجود قيود بالطبع على الوصول إليها أو على نقلها وهو ما يجعل هذه البرامج غير آمنة نوعًا ما،
ناهيك عن عدم قدرتك على الوصول إليها من أي مكان وفي أي وقت، لأنها لا تعمل بالإنترنت كما أن تطوير هذه البرامج وتحديثها يكون باهظ الثمن ويتطلب أوقات طويلة.
برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
برامج تخطيط موارد المؤسسات وادارة المشاريع هي أكثر من مجرد برنامج محاسبية، لأنها قادرة على إدارة جميع جوانب الأعمال، من المحاسبة والتمويل إلى المخزون والتصنيع، وتساعد أنظمة (ERP) الشركات على تبسيط عملياتها بدمج كافة بيانات الشركة في مكان واحد وتحسين كفاءة الإدارة المالية والتشغيلية من أجل اتخاذ قرارات أفضل.
إذا كنت مهتمًا بهذا النوع من البرامج المحاسبية أونلاين، فنحن نرشح لك برنامج أودو العالمي المستخدم من شركة تويوتا، والذي سيساعدك بأكثر من أداة تؤدي عنك كافة مهام المحاسبة والإدارة المالية والتشغيلية لمشروعك.
ما هي مهام أي برنامج محاسبي؟
بعد ما عرفت باختصار أنواع البرامج المحاسبية، حان الوقت لتعرف الوظائف المختلفة التي ينبغي أن تتوقعها من أي برنامج محاسبي قبل أن تستخدمه، فباختصار ينبغي أن يقدم لك البرنامج هذه الوظائف:
الفوترة الإلكترونية
الفاتورة الإلكترونية، واحدة من أهم الوظائف المهمة والمطلوبة في برامج المحاسبة أونلاين، خصوصًا في السعودية والخليج، لاتجاه المملكة إلى أتمتة كل شيء في مسار التحول الرقمي ورؤية 2030، لهذا السبب، يجب أن يوفر لك أي برنامج محاسبي تختاره إمكانية استخراج وإدارة فواتيرك الإلكترونية، بسهولة وسرعة أمان.
إدارة الأصول الثابتة
أحد المهام التي يوفرها لك برنامج أودو وغيره من البرامج المحاسبية وبرامج تخطيط الموارد المالية، يوفران إنشاء سجلات خاصة لإدارة والاحتفاظ بأصولك الثابتة للرجوع إليها في حالة حدوث اندماج أو شراكة أو ما نحوه.
إدارة التدفق النقدي
من أهم المهام التي يوفرها لك أي برنامج محاسبي كأودو، مراقبة عمليات التحصيل والمدفوعات والمرتجعات وحالة الفواتير، والإيرادات والمصروفات ومدة انتهاء الفواتير مع تذكيرك بدفعها أو بطلبها من العملاء والشركاء.
إدارة الضرائب
سواء كانت ضريبة القيمة المضافة، أو ضرائب المبيعات أو غيرها من الضرائب التي يتم استقطاعها من مشروعك، سيقوم البرنامج المحاسبي بتتبعها وحسابها بشكل آلي دون أي خطأ يذكر.
كشوف الرواتب
من المهام الشهرية التي يجب عليك إنجازها باستمرار، أن تقدم كشوف الرواتب الشهرية الخاصة بموظفيك، واستخدام برنامج محاسبي سيساعدك في هذه المهمة، حيث يمكنك إجراء الكشوف تلقائيًا وتذكير البرنامج لك بها دون أي مجهود مع تحديثها بالكامل عبر الإنترنت مهما كان عدد الموظفين لديك واتخاذ إجراءات أخرى مع إصدار الكشوف.
إدارة المخزون
لا يوجد لأي صاحب مشروع أفضل من أن يعرف ما هو متبقي لديه في المخزون، ليبدأ في تجديد المخزون أو في تصريفه، لأن الاطلاع الدائم على المخزون هو أكبر ضامن لدقة البيع عبر الإنترنت، ومن المهام الأساسية لأي برنامج محاسبي أنه يقوم بإدارة مخزونك بكفاءة عالية، مع تحديث تلقائي بما تم تصريفه أو بيعه وتحديد لهوامش الربح وتكلفة المنتج والضرائب.
تهتم إدارة المخزون بالأنشطة المرتبطة بتخطيط وتكويد الأصناف المخزونــة عن طريق الباركود لتوفر كل المعلمومات عن المخزون ومتابعته بشكل دقيق عن طريق تتبع حركة المخزون وعمليات البيع و الشراء و الاطلاع الدائم عليه بمــا يضمن عدم التلاعب و تجنب السرقة
أتمتة الحسابات
يجب أن يكون أي برنامج محاسبي مختار قادرًا على حفظ بيانات العملاء، وأتمتة الفواتير تلقائيًا بما يسمح بتسهيل عمليات التحصيل، ثم تبدأ فيما بعد باقي العمليات، من حساب للضرائب، لكشوف المرتبات إلى غيرها من العمليات التي تتم ببساطة وسرعة مع البرامج المحاسبية.
تخزين كافة المعلومات
من المهم حفظ كافة المعلومات المتعلقة بحساباتك، وهذا ما يوفره لك برنامج أودو المخصص لمشروعك، حيث يتم التخلص من الملفات الورقية التي يصعب البحث فيها عن فاتورة سابقة ضمن الفواتير المتكدسة، أو حتى على الكمبيوتر، لأن البرنامج يقوم بتجميع كافة البيانات وتصنيفها تلقائيا ثم حفظها بأمان.
معالجة البيانات بدقة
أهم ما يوفره لك أي برنامج محاسبي محترف، هو علاج البيانات واكتشاف الأخطاء والثغرات ومعرفة كل مبلغ من أين أتى وإلى أين ذهب، وفي حالة رؤية أي تلاعب أو شيء غير معتاد في الحسابات، يقوم البرنامج بتنبيهك لتأخذ حذرك.
استخراج التقارير
من الضروري أن يكون أي برنامج محاسبي قادر على إصدار تقارير الربح والخسارة، والميزانية العامة وحساب التكاليف وتقارير الضرائب وكشوف الرواتب، وأن يكون قادرًا على إنجازها بشكل دوري وأن يصممها بما يناسب احتياجات الهيئات الرقابية. والأهم أن هذه التقارير يتم استخراجها بلمسة زر.
تدقيق السجلات
كذلك يجب أن ينشئ أي برنامج محاسبي لك، سجلات إلكترونية وأن يقوم بدفترة حسابات الشركة بما يسمح للمديرين ومراقبي الحسابات بمراجعة مسار التدقيق ومعرفة الموظف الذي تعامل مع هذه المعلومة المحاسبية، كما يتم استخدام هذه السجلات في معرفة مصادر الخطأ لتتببع المعلومة الخاطئة وتصحيحها.
ما هي أهمية برامج المحاسبة؟
الابتكار وأتمتة العمليات الحسابية مهمة لأي شركة، خاصة إذا كان الهدف هو التطور ونمو مشروعك، لأن أي برنامج محاسبي قوي مثل أودو مثلًا، هو فرصة لتدقيق كل شاردة وواردة في حساباتك، وهذا لن يؤثر في تحسين العمليات الحسابية فحسب، بل سيساهم في زيادة ربحك على المدى القصير، بالمزايا التالية:
1. تقليل نسبة الخطأ بشكل كبير
تسمح لك برامج المحاسبة بالتحكم في كل عملياتك الحسابية، ونظرًا لأن العمليات تتم بشكل أوتوماتيكي، فإن نسبة الخطأ في الحساب تكون معدومة تقريبًا، وهذا يحسن من أدائك المالي، ويقلل من الأخطاء التي قد تؤثر في عملية اتخاذ القرار فيما بعد.
2. إنجاز حساباتك في وقت قصير
بأتمتة العمليات، يتم ضغط الوقت المطلوب للتدقيق المالي، وبالتالي هذا يسمح للموظفين في فريقك بالاهتمام بأنشطة أخرى والتركيز على أشياء أخرى أهم، فعندما يكون لديك برنامج محاسبي مثل أودو يبسط لك كل العمليات الحسابية ويجمعها في مكان واحد، ليفسح لك مجالًا للتركيز على أشياء أخرى.
3. تحسين خدمة عملائك وشركائك
قد يسأل سائل، ما العلاقة بين تحسين أداء حساباتي المالية وبين تحسين خدمة عملائي؟ حسنًا السرعة هي العلاقة، فحينما تعتمد على أودو مثلا في حساباتك أو في الفوترة الإلكترونية، أو في مراقبة المخزون، فأنت تتيح الوقت لنفسك للاستجابة بشكل أسرع لطلبات عملائك أو غيرها من العمليات التي تحسن تجربة العميل أو الشريك.
4. توفير المال وتقليل الخسائر
التحديث المستمر والسريع لبياناتك المالية، وتحسين دقة المعلومات، واستخراج التقارير المختلفة، كلها عوامل تساعدك أكثر على استنباط المخاطر ونقاط الضعف وتوفر لك الفرصة للاستجابة السريعة لها. ففي بعض الأحيان، قد يؤدي سوء الحساب المالي في المبيعات أو الخزون أو الضرائب أو غيرها إلى الخسارة، وهذا هو ما لا تريده كصاحب مشروع بالتأكيد، فالحسابات الدقيقة توضح لك أداء شركتك، وما تحتاج لتحسينه وما تحتاج للتركيز عليه.
5. زيادة القدرة على التعامل مع المشكلات
بتسجيل كافة معلوماتك المالية في مكان واحد، وتصنيفها، وتخزينها ومعالجتها واستخلاص تقارير منها، ستتوفر لك ميزة مهمة للغاية، وهي السرعة في استخراج الفواتير القديمة للتصرف في حال واجهتك أي مشكلة لتتجنب أي عواقب قانونية فيما بعد، ومن خلال أرشفة وتأريخ كل شيء ستتمكن من مراقبة كل الأنشطة المالية لشركتك في الماضي والتخطيط للمستقبل.
6. تحقيق أهدافك المالية
أي برنامج محاسبي، من شأنه أن يتعقب ويحلل كل شاردة وواردة من ماليات مشروعك، وبالتالي من المهم أن يكون البرنامج المحاسبي مناسب لشركتك لتحليل التكاليف وحسابها بدقة تضمن نموك بدلًا من خسارتك، وهل تريد أن يكون التخطيط المالي فقط للوقت الحالي أم للمستقبل،
لأن الشركات النامية تفكر في الغد أكثر من تفكيرها في اليوم، لهذا من المهم عند اختيار برنامج محاسبي أن يراعي احتياجات وأهداف مشروعك المحاسبية، وأن يكون بسيطًا في نفس الوقت تستطيع أن تستخدمه بسهولة ودون تعقيد لتحقيق أهدافك.
7. تغطية كافة جوانب حساباتك
قد تكون المحاسبة مرهقة وتتطلب جهدًا ووقتًا كبيرًا ويزيد الأمر صعوبة الحيرة في الاختيار من بين برامج المحاسبة المختلفة، فبعض البرامج قد توفر لك بعض الخدمات المحاسبية لكنها لا توفر لك كافة الخدمات التي تحتاجها مثل تقارير المبيعات ورسوم بيانية، لهذا من المهم أن تفهم طبيعة أي برنامج محاسبي قبل اعتماده في حساباتك،
وفيم سيساعدك هذا البرنامج، وهل سيغطي كافة الجوانب التي تحتاجها لحساباتك؟ سواء على مستوى تدقيق الحسابات أو إعداد الضرائب أو عمليات المحاسبة يومًا بيوم، واختيار برنامج محاسبي مثل أودو قرار مهم وصحيح لأنه يقدم لك كل ما تحتاجه لحسابات شركتك.
ما هي أبرز مميزات برامج المحاسبة؟
سيساعدك أي برنامج محاسبي في تسهيل إدارتك المالية بمميزات مختلفة أهمها:
إمكانية الوصول إليه في أي مكان
سوف يمكنّك استخدام برنامج أودو المحاسبي من الوصول إلى أي وثيقة مهما كان تاريخ إدخالها للبرنامج، وتسهيل العثور عليها بسهولة من أي مكان وعن طريق أي جهاز وفي أي وقت ما دام لديك اتصال بالانترنت، وهي ميزة توفر لك الراحة في الوصول لملفاتك المالية والاطمئنان على سير العمل عند سفرك .
مساعدتك في اتخاذ القرارات
تعالج برامج المحاسبة البيانات، تنظمها وتعرضها بشكل مفهوم لك وهو ما يعطيك لمحة عن أدائك المالي لمساعدتك في اتخاذ القرارات على نحو مستبصر، وبهذا تستغل الفرص، وتزيد من نجاح استراتجيتك في النمو.
قابلية تخصيصه لمشروعك
ليست كل البرامج فيها هذه الميزة بالطبع، لكن ستجدها بالطبع في برنامج أودو الذي يمكن تخصيصه ليناسب احتياجاتك المختلفة، لأن احتياجات كل شركة قد تختلف من برنامج محاسبي لآخر حسب متطلبات الشركة،
لكن الأكيد أن أودو كبرنامج محاسبي مثلا قابل للتخصيص والتكيف ليقابل المتطلبات والاحتياجات المختلفة لشركتك.
سهولة الاستخدام
يجب أن يكون أي برنامج محاسبي سهل، لكن هذه الميزة قد لا تتوفر في كل البرامج مع الأسف، وتحتاج إلى دورات تدريبية تدفع انت ثمنها ت، ولهذا نسهل عليك في ديسم تخصيص برنامج أودو وتعريفك به مع دعم دائم لك في حال واجهت أي مشكلة اثناء استخدامك للبرنامج، لأن نجاحك هو طموحنا.
الأمان
يجب أن تكون معلوماتك المالية بأمان، وأن تضمن لها الخصوصية التامة، وهو ما يوفره لك برنامج أودو المحاسبي، لأن بعض البرامج التي تحتوي على ثغرات أمنية قد تتسبب في تسريب بياناتك المالية نتيجة اختراقها هذا أولًا، وكما قد تتسبب لك في مشكلات أخرى نتيجة تعطلها أحيانًا.
تحسين إدارة مشروعك
باستخدام برنامج محاسبي، أنت لا توحّد أو تجمع بياناتك المالية أو تخزنها في مكان واحد فقط، ولكن تسهل على نفسك تحسين إدارة موارد الشركة، وتقليل إنفاقها قدر الإمكان وهو ما ينعكس شكلًا ومضمونًا في إدارة مشروعك.
ما هي عيوب برامج المحاسبة؟
كأي شيء في الحياة، لا تخلو برامج المحاسبة من العيوب، لكنها لا تقارن إذا وضعت بجانب المزايا الكثيرة التي سيوفرها لك تطبيق برامج المحاسبة، وحتى تكون على اطلاع بالعيوب، هذه هي أهم العيوب التي قد تقابلها:
تحتاج إلى معرفة سابقة
بعض البرامج المحاسبية تحتاج إلى خبرة في الحسابات، بل خبرة عالية، لذا نوصيك باستخدام برنامج صديق لمن لا خبرة محاسبية لديه، مثل أودو الذي قمنا بتهيئته وتبسيطه في ديسم ليناسبك، مع دعم دائم لك لتستفيد من وظائفه المختلفة وتستخدمها في مشروعك دون معوقات.
تحتاج إلى صيانة مستمرة
عيب آخر لهذه البرامج هو أنها قد تتطلب إلى صيانة، لكنك لن تحتاج إلى مواجهة هذه المشكلة لو كانت هذه البرامج قابلة للتحديث تلقائيًا، حتى لا تتعطل حساباتك فجأة وتفقد ما فات من سجلات مالية قمت بتخزينها.
تشكل نفقات إضافية عليك
رغم أن هذه الأنظمة تقدم أسعارًا مختلفة ومعقولة نوعا ما، إلا أنها قد تكلفك في تطويرها أو تثبيتها، وللتغلب على هذا العيب، نوصيك باستخدام برنامج محاسبي سحابي مثل أودو أو إي آر بي نيكست واللذان تخصصهما لك شركة ديسم بما يناسب شركتك.
الآن بعد ما عرفت المزايا المختلفة للبرامج المحاسبية وكذلك العيوب دعنا نلقي الضوء على البرامج المحاسبية التي تقدمها لك ديسم، ولماذا تختلف عن غيرها.
ما مميزات استخدام برنامج محاسبي من ديسم؟
لأننا نوفر لك في ديسم أشهر البرامج المحاسبية العالمية ونهيأها لتناسب مشروعك، فأودو مثلًا لديه أكثر من 5 ملايين مستخدم في العالم سوف تنضم إليهم باستخدام النسخة المخصصة من ديسم، هل كنت تعلم أن شركات كبرى عملاقة مثل تويوتا تستخدمه؟
وترجع الثقة في هذا البرنامح وغيره من البرامج التي نوفرها في ديسم إلى أنها:
- استضافة سحابية: وهذا يعطي للبرنامج مرونة عالية بدرجة كافية، لأنك تستطيع الوصول إلى النظام من أي مكان كان طالما أن لديك اتصال بالإنترنت.
- يمكن ربطه بتطبيقات التجارة العالمية والمحلية: فإذا كنت تاجرًا وتحتاج إلى الربط والمزامنة بين متجرك الإلكتروني أو نقاط البيع والبرنامج، فهذه مهمة سهلة لضمان رؤية كل التدفقات النقدية في أي مكان أو فرع.
- يتم تخصيصه وتطويره: لأن مشروعك فريد، نقوم بتخصيص أودو ليناسبه، سواء بإضافة وحدات إليه تسهل لعمليات الإدارة وتخطيط الموارد، فكل شيء يمكن تخصيصه ليناسب احتياجات شركتك مهما كانت.
- تكلفته معقولة: بالمقارنة مع البرامج المحاسبية في السعودية، فإن أودو كبرنامج محاسبي أقل في التكلفة ويناسب الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم.
- يتم تحديثه باستمرار: ففي كل عام يتم استصدار نسخة جديدة محدّثة من أودو، يتم فيها تعديل المشكلات التي واجهت العملاء أو التي قللت إنتاجيتهم، وبالتالي فأنت تضمن أن مشكلتك محلولة وصوتك مسموع كمستخدم.
أسعار برامج المحاسبة في السعودية
تختلف أسعار برامج المحاسبة في السعودية من أداة لأخرى حسب الإمكانيات التي تمنحها لك الأداة والمهام التي يوفرها لك البرنامج المحاسبي، وعمومًا تبدأ الأسعار من 50 ر.س شهريًا لكن هذه التكلفة قد تكون لبعض البرامج التي لن توفر لك خدمة محاسبة احترافية كبرامج المحاسبة التقليدية، وبما أنك بالطبع لا تريد المغامرة بحساباتك، ننصحك بالاستثمار في برامج ديسم التي تناسبك تكلفتها وتمنحك دقة تساعدك في النمو.
أسئلة شائعة عن اختيار برنامج محاسبي متكامل للإدارة
ما هي أشهر البرامج المحاسبية في السعودية؟
أشهر البرامج المحاسبية في السعودية، هي برامج ديسم التي توفر مختلف الحلول التقنية العالمية وتخصصها للمشاريع الناشئة أو الكبرى سواء برنامج أودو (Odoo) الغني عن التعريف والمستخدم من تويوتا، وبرنامج إي آر بي نكست (ERP Next).
ما الفرق بين برامج المحاسبة وأنظمة تخطيط الموارد ERP؟
يتمثل الاختلاف الأكبر بين برامج المحاسبة وأنظمة تخطيط الموارد في أن الأخيرة تعتبر أشمل لأنها تساعد على تتبع كافة العمليات من التصنيع إلى الشراء إلى المبيعات وحتى المحاسبة اليومية وغيرها من العمليات وهو ما يجعلها محل اهتمام حاليًا من الشركات.
الآن دورك، ماذا ستختار؟
تعد برامج المحاسبة واحدة من أهم الطرق في الحفاظ على موارد شركتك، بإنشاء وتسجيل وتخزين ومعالجة وتنظيم الموارد المالية والأرباح والخسائر وتتبع الأخطاء الحسابية وأتمتة العمليات اليومية وغيرها من المميزات التي تفقدها لو لم يكن لديك إلى الآن برنامج محاسبي.
يمكن أن يوفر لك اختيار برنامج محاسبي مع ديسم الوقت والمال ويمنحك في نفس الوقت دقة عالية وتقارير مفصلة بشأن مواردك المالية والتدفق النقدي والضرائب وغيرها من العمليات الصعبة.
Odoo أو ERPnext معرفة النظام الأفضل لمنشأتك قد لا يكون بالأمر السهل نحن نستطيع مساعدتك على الاختيار. عن طريق معرفة طريقة عمل منشأتك واحتياجاتها وميزانيتك. Odoo يحتوى على تطبيقات عديدة منها المحاسبة والCRM والتصنيع وغيرها الكثير. وكذلك ERPNext يحتوي على الكثير من التطبيقات والمميزات ولكنه يفتقر الى التصنيع وبعض الاضافات الاخرى بسبب انه احدث في سوق انظمة تخطيط موارد المؤسسات.
من المهم تقييم احتياجاتك لاختيار المنتج الافضل لك. كلاهما ممتاز ومستخدم في السوق ولديهما انتشار كبير بين المؤسسات في السعودية والعالم. اي منهما تختار فقد اخترت نظام جبار نستطيع في ديسم تخصيصه ليناسب احتياجاتك.
ختامًا نحن فى شركة ديسم حريصين على توفير حلول تتناسب مع حجم عملك وتكون أكثر فاعلية لإدارة مواردك. تواصل معنا الان و أنتقل بأعمالك الى الاحترافية.
